O mundo da comunicação evoluiu consideravelmente, mas o e-mail permanece sendo uma ferramenta fundamental para trocar informações de maneira eficiente. Por trás da simplicidade da caixa de entrada, existem protocolos cruciais que garantem o seu correto funcionamento, SMTP, IMAP e POP.
Neste artigo, exploraremos esses protocolos a fim de compreender como eles trabalham juntos para possibilitar o envio e recebimento de e-mails e como escolher a melhor abordagem para as suas necessidades.
Protocolos
Antes de mergulharmos nos detalhes dos protocolos SMTP, IMAP e POP, é importante compreender o que é um protocolo no contexto tecnológico.
Então, imagine os protocolos como conjuntos de regras e convenções que determinam como dispositivos e sistemas de computador interagem e trocam informações entre si.
Como um idioma comum, os protocolos fornecem instruções precisas que os dispositivos devem seguir para realizar uma comunicação bem-sucedida. Eles atuam como o alicerce da comunicação tecnológicaao garantir que diferentes componentes possam compreender e executar tarefas específicas de maneira consistente e padronizada.
SMTP: Simple Mail Transfer Protocol
O SMTP, ou Simple Mail Transfer Protocol (Protocolo Simples de Transferência de E-mail), é o protocolo responsável pelo envio de e-mails.
Ele funciona como um carteiro digital, pois garante que suas mensagens sejam entregues aos servidores de destino. Quando você clica em "enviar" em seu cliente de e-mail, o SMTP entra em ação:
Conexão com o servidor de envio: o seu aplicativo de e-mail se conecta ao servidor SMTP do seu provedor ou empresa, enviando suas informações de autenticação e a mensagem que você deseja enviar.
Verificação e encaminhamento: o servidor SMTP verifica se a mensagem está formatada corretamente e encaminha-a para o servidor de e-mail do destinatário.
Entrega ao destinatário: o servidor de destino aceita a mensagem e a coloca na caixa de entrada do destinatário.
POP: Post Office Protocol
O POP, ou Post Office Protocol (Protocolo dos Correios), é um dos protocolos utilizados para receber e-mails.
Ele funciona como uma caixa postal digital, em que as suas mensagens são entregues e armazenadas em seu dispositivo. No entanto, o POP tem uma abordagem mais simples:
Download de mensagens: quando você acessa a sua caixa de entrada, o seu aplicativo de e-mail se conecta ao servidor POP. As mensagens são baixadas do servidor e armazenadas, localmente, em seu dispositivo, incluindo os anexos das mensagens (o que é perigoso)
Remoção do servidor: o padrão POP, geralmente conhecido como POP3, remove as mensagens do servidor após o download. Isso significa que, a menos que você configure o seu aplicativo de e-mail para manter uma cópia no servidor, as mensagens são exclusivas do dispositivo.
IMAP: Internet Message Access Protocol
O IMAP, ou Internet Message Access Protocol (Protocolo de Acesso a Mensagens na Internet), é outro protocolo de recebimento de e-mails, mas com uma abordagem mais avançada e flexível. Ele funciona como uma janela para sua caixa de entrada online:
Sincronização: quando você acessa a sua caixa de entrada via IMAP, o aplicativo de e-mail sincroniza com o servidor. Isso permite que você visualize as mensagens, organize pastas e gerencie suas mensagens de qualquer dispositivo.
Armazenamento no servidor: ao contrário do POP, o IMAP mantém as mensagens no servidor. Isso significa que suas mensagens são acessíveis de qualquer lugar e dispositivo.
Escolhendo o protocolo certo para você
A escolha entre POP e IMAP dependerá das suas necessidades:
O POP é útil se você quiser armazenar mensagens localmente e não precisar acessar sua caixa de entrada de vários dispositivos. É uma boa opção para quem tem limitações de espaço no servidor.
Já o IMAP será ideal caso você deseje acessar as suas mensagens de diferentes dispositivos e locais. Portanto, é a escolha certa para quem valoriza a sincronização e deseja manter as mensagens no servidor.
Outro ponto importante a ser ressaltado é que, ao usar IMAP, as mensagens e os seus anexos não são baixados para o seu dispositivo, o que acaba tornando a opção mais segura. O POP, por sua vez, baixa os arquivos em anexo que, muitas vezes, podem conter vírus.
Como garantir que o meu e-mail chegue até a caixa do destinatário?
O SMTP é apenas o protocolo de envio de e-mail. Para garantir a entrega, é necessário entender alguns outros conceitos. O primeiro deles é quanto à validação do domínio do remetente.
Para isso, é preciso configurar as entradas SPF, DKIM e DMARC em seu DNS, veja um pouquinho sobre elas:
SPF (Sender Policy Framework): é um mecanismo de autenticação de e-mail que ajuda a verificar se o servidor que está enviando um e-mail tem permissão para fazê-lo em nome do domínio de origem. Ele funciona definindo registros DNS que especificam quais servidores são autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Quando um servidor de recebimento recebe um e-mail, ele verifica os registros SPF do domínio de origem para determinar se o servidor de envio está autorizado. Isso ajuda a prevenir a falsificação de endereços de remetentes e a reduzir o risco de e-mails fraudulentos.
DKIM (DomainKeys Identified Mail): método de autenticação de e-mail que adiciona uma assinatura digital criptografada ao cabeçalho de um e-mail. Essa assinatura é gerada pelo servidor de envio usando uma chave privada e pode ser verificada pelo servidor de recebimento usando a chave pública disponível no registro DNS do domínio de origem. Isso garante a integridade do conteúdo do e-mail e a autenticidade do remetente. O DKIM também ajuda a reduzir a chance de que e-mails sejam marcados como spam.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): protocolo que combina o SPF e o DKIM para fornecer uma camada adicional de autenticação e controle sobre a entrega de e-mails. Ele permite que os proprietários de domínio especifiquem políticas de autenticação, como "recusar" ou "marcar como spam", para os e-mails que não atendem aos critérios de autenticação. Além disso, o DMARC fornece relatórios detalhados sobre os resultados das verificações de autenticação, permitindo que os remetentes monitorem e melhorem a entrega dos seus e-mails.
Uma vez configuradas, essas entradas DNS darão motivos para o destinatário não rejeitar o seu e-mail como spam. Mas não paramos por aí… também temos a parte do servidor. Sim! O servidor que dispara o e-mail é um fator importante para garantir a sua entrega.
Por via de regra, a Infinite não recomenda dividir o mesmo servidor para hospedagem de e-mails e de sites. Sabe por quê? Bom… sites são invadidos e um dos propósitos mais comuns usados por hackers é utilizar esse site invadido para disparar e-mails. Adivinha o que acontece? O endereço de IP do servidor cairá em listas negras e prejudicará todos que usam aquele servidor.
Visando evitar isso, a nossa recomendação é utilizar um servidor separado do seu site, exclusivo para os seus e-mails ou mesmo usar um provedor profissional de e-mails, tais como Google Workspace, Office 365 etc.
Quanto ao seu site, já que ele também precisa enviar e-mails, como formulários de contato, notificações de venda, validações de acesso etc, a nossa recomendação é utilizar um provedor de SMTP profissional (SMTP as a Service) de e-mails transacionais. Estes provedores possuem infraestrutura especializada para garantir que o e-mail enviado não caia na caixa de spam/lixo eletrônico.
Se você é cliente Infinite, além de ter servidores de e-mails dedicados que não hospedam sites, você conta com a plataforma de e-mails Zimbra, a mesma utilizada pelas Forças Armadas do Brasil.
Em parceria com a SMTP2Go, um dos melhores provedores de SMTP do mundo, oferecemos a todos os clientes, sem qualquer custo extra, 3.000 envios mensais para garantir que os e-mails enviados pelo seu site cheguem até o destinatário com sucesso.
Por todas as razões aqui descritas, compreender os protocolos fundamentais pode melhorar significativamente a sua experiência com o e-mail e garantir que as suas mensagens cheguem onde devem, quando devem.
